Elektronische Zustellung behördlicher Schriftstücke NEU!

23. November 2019

Ab dem 01.01.2020 sind Unternehmer verpflichtet, Privatpersonen berechtigt, behördliche Schriftstücke elektronisch zu empfangen. Da der Empfang von Schriftstücken einen Fristenlauf auslöst (oder auslösen kann), ist es wichtig geeignete Maßnahmen zu treffen. Im Folgenden soll dargestellt werden, welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um für die verpflichtende Empfangsbereitschaft elektronischer Schriftstücke gerüstet zu sein.

Unternehmer sind also in Zukunft verpflichtet, Schriftstücke von Gerichten und Verwaltungsbehörden elektronisch in Empfang zu nehmen. Ausnahmen gibt es nur für Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und für Unternehmer, die nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen (internetfähige Hardware und Internetanschluss im Unternehmen).

Funktionsweise der Zustellung behördlicher Schriftstücke

Die Zustellung aller behördlichen Schriftstücke erfolgt in die gemeinsame Plattform „Mein Postkorb“.

Das Anzeigemodul „Mein Postkorb“ verständigt über die hinterlegte E-Mailadresse den Empfänger, dass ein Dokument hinterlegt ist. Das Schriftstück kann dann aus „Mein Postkorb“ geholt werden. „Mein Postkorb“ dient ausschließlich zum Empfang von Schriftstücken.

Welche Schritte sind zu setzen?

Dies ist vom derzeitigen Status abhängig.

Fall 1: Unternehmer ist FinanzOnline-Teilnehmer und hat im FinanzOnline eine Mailadresse zur elektronischen Zustellung hinterlegt.

Lösung: Ist in FinanzOnline vor dem 01.12.2019 eine E-Mailadresse hinterlegt, wird diese automatisch verwendet. Das Unternehmen wird automatisch in das zentrale Teilnehmerverzeichnis (siehe unten) aufgenommen. Ab 01.12.2019 kann man im Unternehmensservice Portal (USP) eine Mailadresse anlegen. Zusätzlich muss eine Registrierung im USP erfolgen, soweit das bisher noch nicht geschehen ist.

Fall 2: Unternehmer ist bereits FinanzOnline-Teilnehmer, hat aber auf elektronische Zustellung verzichtet oder im FinanzOnline keine E-Mailadresse hinterlegt.

Lösung: Das Unternehmen wird nicht automatisch in das Teilnehmerverzeichnis (siehe unten) aufgenommen.

Es muss eine Registrierung im USP erfolgen (sofern in der Vergangenheit noch nicht geschehen)

Das Unternehmen muss eine E-Mailadresse hinterlegen. Dies erfolgt am besten über FinanzOnline. Dort ist die Einstellung auf „elektronische Zustellung“ zu ändern und die Mailadresse zu aktivieren.

Fall 3: Unternehmer ist nicht FinanzOnline-Teilnehmer.

Lösung: Ab 01.12.2019 Registrierung direkt im USP.

Welche weiteren Maßnahmen sind erforderlich?

Neben der Registrierung im USP ist auch das Portal „Mein Postkorb“ freizuschalten. In manchen Fällen erfolgt das automatisch. Prüfen muss man es jedenfalls.

Optionales Upgrade: Zusätzliche Registrierung bei einem Zustellsystem.

Um auch RSa- und RSb-Briefe empfangen zu können, ist eine einmalige Registrierung bei einem der Zustelldienste notwendig.

Das sind derzeit:

  • Österreichische Post AG gv.at
  • zustelldienst briefbutler.at
  • BRZ Elektronischer Zustelldienst zustelldienst.at/Zustellservice/processor
  • eVersand at

Diese Registrierung erfolgt entweder direkt bei den einzelnen Zustelldiensten oder bei in „Mein Postkorb“.

Gibt es weiterhin FinanzOnline in gewohnter Form?

Erledigungen der Finanzbehörde werden weiterhin per FinanzOnline zugestellt. Zusätzlich wird der Empfänger über „Mein Postkorb“ informiert.

Teilnehmerverzeichnis

Zur Zeit gibt es unterschiedliche Zustellsysteme ohne gemeinsame Schnittstelle. Um die vollständige Erreichbarkeit aller potentiellen Empfänger sicherzustellen, wird ein Teilnehmerverzeichnis für alle Zustellsysteme eingeführt.

Privatpersonen können an diesem System teilnehmen:

Private sind berechtigt, mit Gerichten sowie mit Verwaltungsbehörden für jene Angelegenheiten, die in Gesetzgebung Bundessache sind, elektronisch zu kommunizieren. Der elektronische Verkehr umfasst auch die elektronische Zustellung. Davon betroffen sind beispielsweise die elektronische Meldebestätigung (vulgo Meldezettel), die Strafregisterbescheinigung (vulgo Leumundszeugnis), RSa- und RSb-Briefe (Rückscheinbriefe, vulgo eingeschriebene Briefe, wobei es sich genaugenommen nicht um ein „Einschreiben“ handelt).

Die elektronische Zustellung ersetzt oder verdrängt für Privatpersonen die Papierzustellung nicht, sondern ist als zusätzliches Service zu sehen. Auch Privaten steht das elektronische Postfach „Mein Postkorb“ am Bürgerserviceportal HELP.gv.at zur Verfügung.